توسط: مکاتبه با اساتید دانشگاه‌ها و کالج‌های کشور کانادا، می‌تواند به یکی از اساسی‌ترین دغدغه‌های دانشجویان بین‌المللی تبدیل شود؛ چراکه، این مکاتبات قسمت مهمی از فرآیند درخواست پذیرش و اپلای کانادا محسوب می‌شود. ما در این مطلب کاربردی به این سوال خواهیم پرداخت که چگونه برای اساتید خارجی (کانادا) نامه رسمی بنویسیم؟ و همچنین مراحل این پروسه را به طور جامع معرفی خواهیم ساخت. همچنین در این مطلب کاربردی به این مسئله خواهیم داشت که در ایمیل ارسالی خود باید به چه نکاتی توجه داشته باشید.
اهمیت مکاتبه با اساتید خارجی (کانادا)
برقراری یک ارتباط موثر با اساتید کانادایی، بیانگر تعهد و علاقه شما به رشته تحصیلی مورد نظرتان است. همچنین شما را قادر می‌سازد تا نسبت به برنامه، فرصت‌های تحصیلی و تحقیقاتی و فرهنگ دانشگاه مقصد، به بینش و درک بهتری دست پیدا کنید. علاوه بر موارد ذکر شده، یک توصیه‌نامه قوی از جانب استاد می‌تواند یک برگ برنده در روند پذیرش محسوب شود. دانشجویان بین‌المللی قادر خواهند بود تا به واسطه یک مکاتبه مؤثر با اساتید دانشگاه مقصد خود، شور و شوق خود را برای یک برنامه دانشگاهی خاص یا حوزه تحقیقاتی اعلام کرده و شانس موفقیت خود را برای دریافت اپلای افزایش دهند.
نکات مهم ارسال ایمیل و مکاتبه با استاد خارجی
در اینجا به این مسئله خواهیم پرداخت که چگونه برای اساتید خارجی (کانادا) نامه رسمی بنویسیم؟ و همچنین نکات این مکاتبه را معرفی می‌کنیم. مهم‌ترین مواردی که در هنگام مکاتبه باید به آن‌ها توجه داشته باشید عبارتند از:
تنظیم یک عنوان ایمیل مناسب
نخستین مسئله‌ای که در هنگام مکاتبه باید به آن توجه داشته باشید، نحوه نگارش و تنظیم عنوان ایمیل است؛ چراکه، عنوان ایمیل نخستین چیزی خواهد بود که استاد مد نظر به آن توجه خواهد داشت. اغلب اساتید کشور کانادا و سایر کشورها به دلیل نوع شغل خود، ایمیل‌های بسیار زیادی را از جانب دانشجویان دریافت می‌کنند. این مسئله باعث می‌شود که بسیاری از ایمیل‌ها بررسی نشوند. برای آنکه شانس مشاهده ایمیل خود را افزایش دهید، می‌بایست عنوانی را انتخاب کنید که بتواند توجه استاد مدنظر را جلب کند. چنانچه قصد دارید برای پذیرش تحصیلی اقدام کنید، بهتر است از عبارت PROSPECTIVE STUDENT در ایمیل خود بهره‌جویی کنید.
دقت به نکات نگارشی ایمیل
مکاتبه با اساتید نوعی نامه‌نگاری رسمی تلقی می‌شود؛ لذا بهتر است به تمامی نکات نگارشی توجه داشته باشید. دقت داشته باشید که عدم رعایت نکات نگارشی بیانگر فقدان مهارت و تبحر لازم در نوشتن ایمیل خواهد بود.
استفاده از عبارات مناسب برای پایان ایمیل
به منظور آنکه ایمیل ارسالی شما پایان خوبی داشته باشد و بتواند تاثیر لازم را ایجاد کند، لازم است در انتهای ایمیل خود از عبارات مناسب استفاده کنید. در ادامه چند نمونه از موارد پیشنهادی را ملاحظه خواهید کرد:
| I look forward to hearing back from you (soon) | 1 |
| If you have any questions (about…) do not hesitate to ask | 2 |
| I would be appreciated if you could review my documents | 3 |
| Please let me know if that’s okay/ if that is acceptable with you | 4 |
ارسال ایمیل در یک زمان مناسب
در هنگام پرداختن به این مسئله که چگونه برای اساتید خارجی (کانادا) نامه رسمی بنویسیم؟ می‌بایست به زمان مناسب برای ارسال این ایمیل هم اشاره داشته باشیم. بر اساس تجربیات موجود می‌توان گفت بهترین و مناسب‌ترین زمان برای ارسال ایمیل ماه مارس و ماه آگوست است. چنانچه به تحصیل در ترم پاییز علاقه‌مند باشید، بهترین زمان ارسال ایمیل فروردین‌ماه خواهد بود. همچنین برای ترم تابستان بهترین زمان ارسال ایمیل، اواخر مردادماه خواهد بود.
توجه به نکات مهم دیگر
همان‌طور که اشاره شد، اساتید دانشگاه‌های معتبر با طیف گسترده‌ای از ایمیل‌ها مواجه هستند. به همین دلیل توصیه می‌شود که به هیچ وجه در روزهای تعطیل و ساعات غیر اداری به اساتید خارجی ایمیل ارسال نکنید. بهتر است ایمیل خود را در ساعات ابتدایی روز (ساعت ابتدایی اداری در کشور مقصد) ارسال کنید.
چگونه درخواست اپلای خود را در ایمیل بیان کنیم؟
بسیاری از متقاضیان مهاجرت تحصیلی به کانادا با این سؤال مواجه هستند که چگونه باید درخواست پذیرش خود را در ایمیل بیان کرده و چگونه برای اساتید خارجی (کانادا) نامه رسمی بنویسیم؟ در راستای تنظیم یک ایمیل رسمی و محترمانه برای استاد خارجی، بهتر است به نکات مختلفی توجه داشته باشید. برخی از این نکات به شرح زیر هستند:
.شروع ایمیل با کلمات مودبانه و محترمانه
برای مکاتبه با اساتید کانادایی می‌بایست از کلمات مودبانه و محترمانه در ایمیل خود بهره‌جویی کنید. شما می‌توانید در تنظیم ایمیل خود از عبارات رسمی و مودبانه نظیر Dear Dr، Dear Prof، Respected Prof و مواردی از این دست استفاده کنید. چند مورد مهم دیگری که باید در ایمیل خود به آن‌ها توجه داشته باشید عبارتند از:
- عدم استفاده از عبارات صبح بخیر، عصر بخیر و…
- عدم خطاب قرار دادن استاد با عناوین MR، MS و MSC
معرفی استعدادها و توانایی های خود
بهتر است در مکاتبه مذکور و در پارگراف اول ایمیل، به معرفی خودتان بپردازید. در این قسمت می‌بایست بیوگرافی خود را ارائه داده و به این مطلب بپردازید که از کدام شهر و کشور ایمیل ارسال می‌کنید. برای جلب توجه بیشتر استاد مربوطه، از توانایی‌ها و تجربیات خود به صورت خلاصه مطالبی را ارائه دهید. تلاش کنید تا پارگراف اول طولانی و خسته‌کننده نباشد. در ادامه مقالات، دستاوردها و افتخارات تحصیلی خود را به صورت خلاصه معرفی سازید.
اشاره به اطلاعات و تحقیقات استاد مذکور
در پارگراف ایمیل ارسالی خود، می‌بایست از توانایی‌ها و تحقیقات استاد صحبت کنید. باید با استناد بر این مطالب، دلایل انتخاب استاد را به وضوح بیان کنید؛ چراکه، این موضوع می‌تواند تاثیر بسزایی در جلب توجه استاد مورد نظر داشته باشد.
نکات پایانی در خصوص مکاتبه با اساتید خارجی
اغلب اساتید دانشگاه‌های خارجی مهلت و فرصت مطالعه تمامی ایمیل‌های دریافتی را ندارند؛ لذا بهتر است تنها به یک بار مکاتبه بسنده نکنید. برخی از افراد تا 500 ایمیل به اساتید خارجی ارسال کرده و تنها درصد کمی از آن‌ها پاسخ درست و مثبتی را دریافت کرده‌اند؛ پس بهتر است در این مسیر کوشا باشید.
دریافت پاسخ مبهم از استاد خارجی
در صورتی‌که از استاد مورد نظر جواب مبهم یا نامفهومی را دریافت کردید، بهتر است برای مکاتبه با یک استاد دیگر اقدام کنید. بهتر است زمان را از دست ندهید؛ چراکه، جواب‌های مبهم نمی‌توانند نشان‌دهنده پاسخ مثبت باشند.
تقاضای اطلاعات بیشتر درباره شما
در برخی از موارد، استاد مربوطه اقدام به تقاضای اطلاعات بیشتر از شما می‌کند. این مسئله می‌تواند به معنای تمایل استاد به آشنایی بیشتر با شما باشد. در این صورت می‌توان گفت که توانسته‌اید توجه استاد مورد نظرتان را جلب کنید. لذا هنگامی‌که استاد مورد نظر از شما اطلاعات بیشتری را درخواست می‌کند، می‌بایست با احترام اطلاعات مورد نظر را در اختیار وی قرار دهید.
درخواست مصاحبه با شما
در شرایطی که استاد مورد نظر با ایمیل پذیرش شما موافقت کرده باشد، از شما برای یک مصاحبه آنلاین دعوت می‌نماید. این موضوع می‌تواند یک خبر خوب برای متقاضی دریافت پذیرش باشد؛ چراکه، اغلب اساتید کانادایی برای پذیرش دانشجو، یک مصاحبه آنلاین را تدارک می‌بینند.
کلام آخر
در این مطلب به این مسئله پرداختیم که چگونه برای اساتید خارجی (کانادا) نامه رسمی بنویسیم؟ همچنین از نکات تنظیم این ایمیل‌ها اطلاعات مفیدی را ارائه ساختیم. برای دریافت توصیه‌نامه از اساتید دانشگاه‌های کانادا می‌بایست پشتکار بالایی داشته و سخت‌کوش باشید. هم‌اکنون می‌توانید با مطالعه سایر مطالب وب‌سایت ما سایر اطلاعات تکمیلی را کسب کرده و در صورت نیاز از راهنمایی مشاورین مجرب موسسه ما ( ایرسافام) بهره‌جویی کنید. وکلا و مشاورین مجرب موسسه مهاجرتی ما می‌توانند با راهنمایی شما در تمامی مراحل دریافت ویزای تحصیلی، شما را همراهی ساخته و شانس موفقیت شما را به حداکثر برسانند.
